Produktywna prokrastynacja czy to możliwe?

Produktywna prokrastynacja? Co za pomysł? A jednak! Czyli jak sprytnie wykorzystuję naturę zjawiska „przesuwania na później” do realizacji własnych celów. Czym jest ukryty w rękawie, wszechmocny jocker?

W pracy czeka na mnie Demon! Na samą myśl zaczyna mną telepać. Nie … to nie szef jak można się spodziewać. To nie współpracownik, który jak sama nazwa wskazuje będzie ze mną popychał wózek w kierunku … niekoniecznie tym samym. Ten Demon to moja wariująca głowa. Ta, która na widok „ulubionego” przeze mnie zadania, wykonanie ważnego raportu, najnormalniej zaczyna świrować i sprowadza mnie na złą drogę.

Dam radę! Raport od tygodnia czeka na „lepszy moment”, na oświecenie, na cudowny zastrzyk energii, na flow. Tym razem będzie inaczej. Za dwa dni mija zaplanowany termin realizacji. Wcale mnie to nie mobilizuje. Wręcz przeciwnie. Zaczyna robić się całkiem ciepło. Na samą myśl, że za chwilę rozpocznę działania czuję wewnętrzny ból. Nie potrafię go dokładnie zlokalizować. Tak jakby jakaś guma ciągnęła mnie w przeciwną stronę.

Tymczasem w internecie opublikowali kolejny ciekawy artykuł. Jak tu nie przeczytać? Może coś ważnego? Coś dzięki czemu nie wypadnę z obiegu albo będę lepszy niż inni. Kto wie? Po korytarzu, z uśmiechem na twarzy i z takim wyraźnym luzem, spacerują inni. „Ci to mają luz … a ja tu biedny przed kolejnym raportem”. Wreszcie zaczynam się koncentrować na zadaniu kiedy słyszę dźwięk sygnalizujący przyjście nowego maila. Odruch Igora … Pawłowa wzbudzający we mnie kilka pytań:

– Kto to?
– Pewnie coś pilnego?
– Jestem potrzebny!
– Ważne!

Automatyzm wypracowany do poziomu mistrzowskiego. W ułamku sekundy czytam maila. Płyną kolejne minuty, gdy nagle i niepostrzeżenie pojawia się przeszywające uczucie pragnienia. Dosłownie jak podczas podróży po Saharze. Jakby mój organizm balansował gdzieś na granicy odwodnienia. Jeszcze tylko nawiedzę zakładową kuchnię i zaczynam. Herbata czy kawa? Podczas przygotowania spędzam chwilę na ważnych, firmowych dyskusjach. Zaplanowana praca czeka ale już wiem, że za moment rozpocznę działania. A jak nie? To jutro wygospodaruję odrobinę wolnego czasu i wszystko nadrobię. A jak nie? Zdolny jestem więc – dam radę! A jak nie? Dam! Tymczasem patrzę na listę zadań do wykonania i wychwytuję kilka bardziej ciekawych ale mniej istotnych, takich których wykonanie przynosi zadowolenie i poczucia pewności siebie. Raport? Pewnie, że dam radę.

Prokrastynacja, czyli odkładanie na później. Plaga XXI wieku. Jedna z najczęściej wymienianych przeszkód w drodze do osiągania celów. Nasze wewnętrzne odczucie konfliktu między – „powinienem robić bo to ważne ale tego nie robię”. Konflikt między częścią limbiczną mózgu (co dobre teraz) a korą przedczołową (co dobre w przyszłości). Wewnętrzna siła skutecznie odciągająca od realizacji planów. Popycha w kierunku chwilowych przyjemności bo w konsekwencji nic nie robimy, albo robimy rzeczy mniej ważne. Kto jej nie doświadczył? Zjawisko co najmniej dziwne. Każdego dnia udowadniamy sobie, że jutro będzie ten właściwszy dzień. Przesuwamy realizację zadania o kilka minut, niekiedy o kilka dni. Kiedy nadchodzi wyznaczony termin skarżymy się, że ten właściwy dzień był wcześniej – „dlaczego nie zrobiłem tego w poniedziałek?”. Paradoks? Sprzeczność? W jaki sposób wykorzystać zjawisko prokrastynacji do realizacji celów?

Często słyszę „muszę zwalczyć prokrastynację”, „chcę pokonać swoją niechęć” itd. Pamiętam też swoje mistrzowskie prokrastynowanie. Studia, tuż przed egzaminami (niektórymi) wszystko było znacznie ciekawsze niż setki stron notatek, książek. Co zrobić by w jakiś sprytny sposób wykorzystać ogarniającą nas niechęć? Zwykle wystarczy przeanalizować dwa obszary. Pierwszy to odkrycie motywów działania wspierających odkładanie zadań na później. Najczęściej związany z naszymi głęboko ukrytymi przekonaniami. Drugi to techniczny, wydajnościowy – nabycie pewnych umiejętności, narzędzi, które wspierają w obłaskawieniu problemu. Nie zawsze walka jest optymalnym sposobem radzenia sobie z problemami. Bywa, że to kolejny automatyzm będący wyuczoną odpowiedzią na pojawiające się problemy. Niekiedy zamiast reagować oporem warto skorzystać z ukierunkowanej energii przeciwnika – popłynąć z prądem rzeki wykorzystując jej naturalne właściwości (nurt, prąd, zawirowania). Dlaczego? Kiedy stajemy w opozycji, walczymy to uszczuplamy pokłady energii naszej samokontroli. Spada nasza motywacja do działania i zamiast chcieć bardziej, chce się jeszcze mniej. Wtedy nasze usta wypowiadają jakże znane powiedzenie „gdyby mi się chciało tak jak mi się nie chce to …”. Na internecie można znaleźć setki porad jak „wyleczyć” się z prokrastynacji. Czy to możliwe? Prawdopodobnie nie. Można jednak nauczyć się prokrastynować właściwie … Dlatego kiedy chcemy się poddać i prokrastynować, zróbmy to sprytnie.

Wyobraź sobie trzy proste sytuacje. Przed Tobą ważne zadanie do wykonania – raport. To nie czas relaksu, a czas pracy!

  • NIE RÓB NICZEGO – „Jak mnie się nie chce! Tyle ciekawszych zajęć. Czuję nieziemski opór. Zrobię to za chwilę, może jutro. Być może przyjdzie do mnie wena albo jakaś energia, która pchnie mnie do przodu. A tymczasem … poczekam … może za chwilę, przyjdzie energia”.
  • ZRÓB COŚ MNIEJ WAŻNEGO –  „Jak mnie się nie chce! Tyle ciekawszych zajęć. Czuję nieziemski opór. Zrobię to za chwilę, może jutro. Być może przyjdzie do mnie wena albo jakaś energia, która pchnie mnie do przodu. Tymczasem odpowiem na maile i zorganizuję spotkanie dotyczące projektu.”
  • ZRÓB COŚ BARDZO WAŻNEGO – „Jak mnie się nie chce! Tyle ciekawszych zajęć. Czuję nieziemski opór. Zrobię to za chwilę, może jutro. Być może przyjdzie do mnie wena albo jakaś energia, która pchnie mnie do przodu. Nie poddam się – zrobię ten mega ważny raport.”

Pierwszy typ prokrastynacji można zaliczyć do mało produktywnych. Nie wykonujemy zadań, które mogłyby realinie wpłynąć na realizację naszych celów. W kolejnym przykładzie, mimo że najważniejsze zadanie odkładamy na później, realizujemy inne trochę mniej ważne. Trzeci typ to zmaganie się z demonem prokrastynacji i realizacja tych najważniejszych zadań.

Mamy tendencję do tworzenia list zadań (to-do list). Niekiedy zapisujemy je na papierze, innym razem tworzymy jej mentalny obraz. Listy te zwykle automatycznie porządkujemy – od najważniejszych do tych mniej ważnych zadań. A jeśli nawet tego nie robimy to doskonale wiemy, które z zadań ma wyższy priorytet (tak w każdym razie nam się wydaje). John Perry ze Standford University zauważył, że kiedy zmagamy się z uczuciem prokrastynacji („powinienem robić bo to ważne ale nie robię”) ulegamy pokusie realizacji zadań niżej położonych na liście (przykład z powyższej listy – ZRÓB COŚ MNIEJ WAŻNEGO). Tak jakbyśmy czuli, że są łatwiejsze do wykonania, że szybciej przyniosą nam upragnioną nagrodę. Wykorzystując te obserwacje zaproponował trik mentalny, strategię wspierającą realizację ważnych zadań.

  • KROK1 – Przygotuj listę zadań, które chcesz wykonać w dniu dzisiejszym. Zadania poukładaj zgodnie z ważnością – od najważniejszego do mniej ważnego.
  • KROK2 – Przygotuj listę kilku jeszcze ważniejszych zdań ale mniej określonych lub pilniejszych od tych z KROKU1. Perry podpowiada, że może być to lista celów tygodniowych, miesięcznych. Zadnania te najczęśniej są bardziej mgliste, mniej określone. Podobnie jak powyżej zadania poukładaj zgodnie z ważnością.
  • KROK3 – Połącz dwie listy.
  • KROK4 – Wykonuj zadania zgodnie z priorytetami – od góry do dołu.

Okazuje się, że po złączeniu list zadania z KROKU2 (MEGA ważne) zlokalizowane są na samej górze a te z KROKU1 (DO WYKONANIA DZISIAJ) niżej. Kiedy rozpoczynamy od góry, od tych BARDZO WAŻNYCH ale mało określonych/nagłych zaczynamy „naturalnie” prokrastynować szukając innych czynności do wykonania. Tak skonstruowana lista prowokuje do prokrastynacji. Jednak  by zminimalizować poczucie wewnętrznego dyskomfortu rozpoczynamy realizację formuły „by ominąć wykonywanie zadania A wykonam „mniej ważne” zadanie B”. Czym jest „mniej ważne” zadanie B? Najczęściej tym do wykonania w dniu dzisiejszym. Proste? Gdy widzimy TYLKO zadania z listy KROKU1 (nasze dzisiejsze zadania) nie mamy ich z czym porównać. Mogą wydawać się przez to trudne. Zaczynamy odkładać je na później. Jednocześnie nie dostarczamy sobie alternatywy. Co robimy? Wykonujemy zadania spoza listy – facebook, internet, miłe pogawędki w kuchni. Dokładając kilka MEGA WAŻNYCH zadań naszą uwagę kierujemy właśnie na to co powinniśmy wykonać w dniu dzisiejszym (teoretycznie, dla mózgu, „mniej ważne” zdania).

Jakie z tego płyną lekcje? Po pierwsze zbuduj świadomość tego, że prokrastynację można wykorzystywać do realizacji ZNACZĄCYCH dla Ciebie zadań. Kiedy czujesz, że zaczynasz odkładać na później wyrób w sobie automatyzm „aha … mam wybór i ja tutaj rządzę dlatego odpuszczę sobie teraz z tym ale …”. Po drugie przygotuj odpowiednią listę zadań tak by wykorzystać prokrastynację do realizacji swoich celów – dodaj kilka MEGA ważnych zadań by skierować uwagę na to co powinieneś wykonać w dniu dzisiejszym. Pamiętaj, że to tylko jedna ze strategii, a źródeł odkładania na później może być wiele. Będę je opisywał na blogu. Zachęcam też do zapisania się na subskrypcję – każdy wpis publikowany na blogu dostaniesz bezpośrednio na emaila (zero spamu – gwarantuję).